Datenschutzerklärung

Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns als Verantwortlichen bei der Nutzung unserer Webseite. Die Verarbeitung personenbezogener Daten (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer einer betroffenen Person) erfolgt gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere nach den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sowie der nationalen Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Rethinking Places GmbH

Trautenaustr. 16

10717 Berlin

Deutschland

Tel.: +49 30 60530872

E-Mail: hello@rethinkingplaces.com

Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie Ihr Name oder Ihre E-Mail-Adresse. Unter „Verarbeitung von Daten“ versteht man insbesondere die Erhebung, Speicherung, Verwendung und Übermittlung Ihrer Daten.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

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Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

​Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

​Die personenbezogenen Daten von betroffenen Personen werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung nach Wegfall des Speicherungszwecks kann erfolgen, wenn dies gesetzlich vorgesehen ist. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Weitergehende Informationen zu den Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und zur Speicherdauer bezüglich konkreter personenbezogener Daten finden Sie im jeweiligen Unterabschnitt.

1. Rechte der betroffenen Person

Die Rechte im Einzelnen

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu (ggf. beim Vorliegen weiterer in den entsprechenden Vorschriften geregelter Voraussetzungen):

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung und Löschung (Art. 16, 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Widerruf, wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben,
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Widerspruchsmöglichkeit

Soweit wir zur Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen personenbezogene Daten wie oben erläutert verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, jedoch nur bei Vorliegen von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Erfolgt die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings, können Sie dieses Recht jederzeit auch ohne Vorliegen von Gründen ausüben. Nach berechtigter Ausübung Ihres Widerspruchsrechts werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesen Zwecken verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Diese Einschränkung gilt nicht, wenn die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings erfolgt.

Beschwerde

Sollten Sie der Auffassung sein, wir würde Ihre Rechte nicht in dem geschuldeten Maße achten, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Bevor Sie dies tun, würden wir uns jedoch freuen, wenn Sie uns zuvor über Ihre Kritik informieren, damit wir selbst eine Beseitigung des Beschwerdegrundes vornehmen können.

2. Besuch der Webseite und Logfiles

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert die folgenden Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

1. Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
2. Das Betriebssystem des Nutzers
3. Den Internet-Service-Provider des Nutzers
4. Die IP-Adresse des Nutzers
5. Datum und Uhrzeit des Zugriffs
6. Webseiten, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
7. Webseiten, die vom System des Nutzers über unsere Webseite aufgerufen werden

Diese Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtsgrundlage für die Erhebung und Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.1. Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse ist erforderlich, um Ihnen die Webseite anzeigen zu können. Dafür muss die IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die übrigen Daten werden aus technischen Gründen erhoben, um die Stabilität und die Sicherheit zu gewährleisten.

Daraus ergibt sich auch das berechtigte Interesse an der Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

3.2. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.​

4 Kontaktformular

4.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Sie können das auf unserer Webseite vorhandene Kontaktformular benutzen, um mit uns auf diesem Weg in Kontakt zu treten. Bei der Verwendung werden die dort eingegebenen Daten an uns übermittelt und bei uns gespeichert. Dabei handelt es sich um mindestens folgende Daten:

1. Vorname
2. Nachname
3. E-Mail-Adresse
4. Ihre Nachricht an uns

Gleichzeitig werden mit dem Absenden der Anfrage folgende weitere Daten erhoben und gespeichert:

1. Ihre IP-Adresse
2. Datum und Uhrzeit der Verwendung

Die erhobenen Daten verarbeiten wir zur Beantwortung und Erledigung Ihrer Anfragen. Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Eine Beantwortung der Anfrage ist uns dann jedoch nicht möglich.

5. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Übermitteln Sie uns Ihre Daten in einem vorvertraglichen Kontext, also beispielsweise mit der Bitte um Übersendung eines Angebots oder mit Fragen zu unseren Produkten, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. In allen anderen Fällen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage.

5.1 Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hierin auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die sonstigen mit dem Absenden verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.​

5.2 Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden gelöscht, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass Ihre Anfrage bzw. der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Die mit dem Absenden zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

5.3 Sonstige Kontaktaufnahme

5.3.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wenn Sie mit uns per E-Mail, per Post oder auf andere Weise in Kontakt treten, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z.B. Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns verarbeitet, um Ihr Anliegen zu bearbeiten bzw. zu beantworten.

5.3.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Übermitteln Sie uns Ihre Daten in einem vorvertraglichen Kontext, also beispielsweise mit der Bitte um Übersendung eines Angebots oder mit Fragen zu unseren Produkten, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Sofern sie uns eine Einwilligung zur Kontaktaufnahme erteilt haben ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. In allen anderen Fällen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage.

5.3.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Hierin liegt gegebenenfalls auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

5.3.4 Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden gelöscht, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass Ihre Anfrage bzw. der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

6. Newsletter

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Sie können auf unserer Webseite einen Newsletter abonnieren. Dafür müssen Sie folgende Daten im entsprechenden Formular auf der Webseite eingeben: Emailadresse.

Diese Daten werden an uns übermittelt und von uns gespeichert:

• Vorname
• Nachname
• Unternehmen
• E-Mail-Adresse

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Gleichzeitig werden mit dem Absenden der Anfrage folgende weitere Daten erhoben und gespeichert:

• Die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit der Verwendung

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Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung:

Die Erhebung und Speicherung der E-Mail-Adresse dient der Möglichkeit, Ihnen den Newsletter übermitteln zu können.

Dauer der Speicherung:

Die erhobenen Daten werden so lange gespeichert, wie das Abonnement des Newsletter bestehen bleibt. Sie können den Empfang unseres Newsletters jederzeit kündigen, d.h. Ihre Einwilligungen widerrufen, bzw. dem weiteren Empfang widersprechen. Einen Link zur Abbestellung des Newsletters finden Sie am Ende eines jeden Newsletters.​

7. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur in den in dieser Erklärung genannten Fällen oder wenn wir Sie andernorts ausdrücklich darüber informieren. Darüber hinaus setzen wir zur Erbringung unserer Leistungen teilweise externe Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein (z.B. Hostprovider, E-Mail-Provider). Diese verarbeiten personenbezogene Daten jedoch ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO

für die Nutzung der Enterprise AI Communication Platform „TUCANO STUDIO"

Version 2.0 vom 05.08.2026

Präambel

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) ergänzt das zwischen den Parteien bestehende Master SaaS Agreement und regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Rethinking Places GmbH als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO.

Die Parteien sind sich darüber einig, dass der Schutz personenbezogener Daten, vertraulicher Unternehmensinformationen sowie sonstiger geschäftskritischer Inhalte eine wesentliche Grundlage ihrer Zusammenarbeit bildet. TUCANO STUDIO wurde als cloudbasierte Enterprise AI Communication Platform entwickelt und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich, soweit dies zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erforderlich ist.

Die Parteien verfolgen dabei das gemeinsame Ziel, die Vorteile KI-gestützter Kommunikationsprozesse mit einem hohen Datenschutzniveau, einer transparenten Datenverarbeitung sowie einer klaren Zuordnung der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeiten zu verbinden.

§ 1 Gegenstand und Umfang der Auftragsverarbeitung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen. Die Verarbeitung erfolgt allein zum Zweck der Bereitstellung und des Betriebs der Plattform TUCANO STUDIO sowie der Erbringung der hiermit vertraglich vereinbarten Leistungen.

Hierzu gehören insbesondere die Speicherung, Organisation, Verarbeitung und Bereitstellung der durch den Verantwortlichen bereitgestellten Inhalte sowie die Durchführung KI-gestützter Funktionen, soweit diese vom Verantwortlichen genutzt oder aktiviert werden. Je nach Anwendungsfall umfasst dies insbesondere die Verarbeitung von Video-, Audio-, Text- und Bilddateien, die Erstellung von Transkripten und Untertiteln, Übersetzungen, Audiooptimierungen, Renderings sowie vergleichbare technische Verarbeitungsschritte.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu eigenen Zwecken des Auftragsverarbeiters findet nicht statt. Insbesondere werden personenbezogene Daten oder Customer Content ohne ausdrückliche, gesonderte Zustimmung des Verantwortlichen nicht zum Training eigener Modelle künstlicher Intelligenz verwendet.

§ 2 Dauer der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten beginnt mit Aufnahme der vertraglich vereinbarten Leistungen und erfolgt ausschließlich für die Dauer des zwischen den Parteien bestehenden Vertragsverhältnisses.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses verarbeitet der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten nur noch insoweit, als dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, zur Wahrung berechtigter Interessen oder zur Durchführung der vereinbarten Datenexport- und Löschprozesse erforderlich ist.

Im Übrigen werden personenbezogene Daten nach Maßgabe des Master SaaS Agreements sowie dieses AVV gelöscht.

§ 3 Art der Verarbeitung sowie Kategorien personenbezogener Daten

Der Umfang der Verarbeitung richtet sich ausschließlich nach der Nutzung der Plattform durch den Verantwortlichen. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, bestimmt der Verantwortliche durch die von ihm bereitgestellten Inhalte und die aktivierten Funktionen.

Je nach Einsatzgebiet können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Identifikations- und Kontaktdaten der Nutzer,
• Zugangs- und Accountinformationen,
• Video-, Audio- und Bildaufnahmen,
• Sprachaufzeichnungen und Transkripte,
• Untertitel, Übersetzungen und sonstige Inhaltsdaten,
• technische Protokoll- und Nutzungsdaten,
• Metadaten sowie projektbezogene Informationen.

Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO erfolgt nur, soweit der Verantwortliche entsprechende Daten selbst in die Plattform einbringt oder eine solche Verarbeitung ausdrücklich veranlasst. Der Verantwortliche bleibt für das Vorliegen einer geeigneten Rechtsgrundlage verantwortlich.

§ 4 Kategorien betroffener Personen

Die Plattform wird vom Verantwortlichen eigenverantwortlich genutzt. Welche Personengruppen betroffen sind, hängt daher ausschließlich vom jeweiligen Einsatzbereich der Plattform ab.

Personenbezogene Daten können insbesondere verarbeitet werden von

• Mitarbeitenden,
• Bewerbern,
• Kunden und Interessenten,
• Geschäftspartnern,
• Lieferanten,
• Referenten,
• Interview- und Podcastgästen,
• Veranstaltungsteilnehmern,
• sonstigen natürlichen Personen, deren Daten der Verantwortliche innerhalb der Plattform verarbeitet.

Der Auftragsverarbeiter trifft keine Auswahl der betroffenen Personen und entscheidet nicht über Zweck oder Umfang der jeweiligen Verarbeitung.

§ 5 Weisungsgebundenheit

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen. Weisungen können sich insbesondere aus dem Master SaaS Agreement, diesem Auftragsverarbeitungsvertrag sowie aus ergänzenden schriftlichen oder in Textform erteilten Anweisungen ergeben.

Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung nach sorgfältiger Prüfung für offensichtlich rechtswidrig oder datenschutzrechtlich unzulässig, wird er den Verantwortlichen hierauf unverzüglich hinweisen. Bis zur Klärung ist der Auftragsverarbeiter berechtigt, die Durchführung der betreffenden Verarbeitung auszusetzen, soweit dies zur Vermeidung datenschutzrechtlicher Risiken erforderlich ist.

§ 6 Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, sämtliche personenbezogenen Daten sowie alle im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung bekannt werdenden Informationen streng vertraulich zu behandeln.

Dies gilt nicht nur für personenbezogene Daten im datenschutzrechtlichen Sinne, sondern ausdrücklich auch für Geschäftsgeheimnisse, Unternehmenswissen, Kommunikationsstrategien, Customer Content, Prompts, Templates, Sprachprofile und sonstige vertrauliche Informationen des Verantwortlichen.

Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass sämtliche Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, vor Aufnahme ihrer Tätigkeit auf Vertraulichkeit verpflichtet wurden und regelmäßig über datenschutzrechtliche Anforderungen informiert werden.

Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit besteht auch nach Beendigung der jeweiligen Tätigkeit sowie nach Beendigung dieses Vertrags fort.

§ 7 Unterauftragsverarbeiter

Es wird mit folgenden Unterauftragsverarbeitern gearbeitet. Ergänzend gelten die dort geregelten Richtlinien der Auftragsdatenverarbeitung.

1. Die Plattform wird gehostet bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Standort der Server: Deutschland.
2. Die Vertragsdatenspeicherung und Zahlungsabwicklung erfolgen über Adyen N.V., Simon Carmiggeltstraat 6,1011 DJ, Amsterdam, Niederlande.